Vier noodzakelijke fasen 

De projectmethode die wij hanteren onderscheidt vier fasen in het proces van projectmatig werken:

  • de opstartfase,
  • de planningsfase,
  • de uitvoeringsfase(n),
  • de nazorgfase.

Elk van deze vier fasen heeft zijn eigen gelijkwaardige doelmatigheid. Geen van de vier fasen mag worden weggelaten, overgeslagen of ondoelmatig worden uitgevoerd bij een project in onze organisatie. Elke overgang naar een volgende fase vereist dan ook een Go/No Go-beslissing.

Het ProjectRapportageDocument is de tool om dit te bewaken. Bij het afsluiten van elke fase wordt formeel een PRD opgeleverd die alle nodige informatie bevat om de Go/NoGo-beslissing te kunnen nemen voor de overgang naar de volgende fase.


Projectmanagement in vier gezegden 

Geslaagd projectmanagement in een organisatie veronderstelt de aanwezigheid van de nodige kennis en vaardigheden hieromtrent bij de medewerkers die als projectleider aan de slag moeten. Dit is echter een noodzakelijke, maar geen voldoende voorwaarde. Het daadwerkelijk slagen van projectmanagement in de organisatie is evenzeer afhankelijk van een organisatiecultuur die is ingericht op projectmatig werken. Een dergelijke organisatiecultuur is samen te vatten in vier gezegden:

  • Bezint eer ge begint.
  • De voorbereiding is het halve werk.
  • Beter halverwege gekeerd, dan volledig verdwaald.
  • Een ezel stoot zich geen tweemaal aan dezelfde steen.

Vier fasen in vier gezegden 

De opstartfase

In de opstartfase wordt onderzocht of een project levensvatbaar is. Deze fase is bedoeld als een filter in functie van efficiëntie. Het opstarten van een project zonder een duidelijk resultaat of dat niet past in de organisatiestrategie, zoals die is neergeschreven in het meerjarenplan, is tijdrovend en bijgevolg kostinefficiënt. In de opstartfase worden daarom voor elk project het gewenste resultaat op lange termijn en het daartoe door het project op te leveren product heel duidelijk omschreven. Het doel hiervan is dubbel: nagaan of het gewenste resultaat door iedereen op dezelfde manier wordt begrepen en nagaan of het past in de organisatiestrategie.

De opstartfase eindigt met een PRD waarin het resultaat en op te leveren eindproduct van het project worden beschreven en de toets met de organisatiestrategie wordt gemaakt. Verder omvat het PRD ook een opsomming van de belanghebbenden van het project, een voorstel van projectstructuur, mogelijke risico’s verbonden aan het project, een ruwe timing voor de projectuitvoering, een overzicht van benodigde en beschikbare mensen en middelen, de noodzakelijke ondersteuning en een advies inzake de Go/No Go-beslissing.

De opstartfase is de vertaling van het gezegde ‘Bezint eer ge begint’.

De planningsfase

In de planningsfase wordt de uitvoering van het project gepland. Alle elementen van het PRD-opstartfase worden in deze fase hernomen en gedetailleerd uitgewerkt. Het uitvoeren van deze fase moet strikt bewaakt worden. Na een Go-beslissing voor een project treedt immers vaak een grote dadendrang op, die een goede planningsfase ernstig kan verstoren. De druk kan groot zijn om ‘zo snel mogelijk’ met het project te beginnen. Met het maken van het projectplan gebeurt dat ook. Dit is echter een relatief onzichtbare projectfase. Het is de fase waarin de projectuitvoering wordt voorbereid. Hoe zorgvuldiger deze fase kan verlopen, hoe kleiner de kans dat in de projectuitvoeringsfase totaal onvoorziene problemen opduiken.

De planningsfase is de vertaling van het gezegde: ‘De voorbereiding is het halve werk’.

De uitvoeringsfase(n)

Nadat het project het terdege gepland is, volgen de uitvoeringsfase(n). In een klein project is dat één fase. Grotere projecten kennen meerdere uitvoeringsfasen. Deze fase is dan een lus die wordt herhaald, zoveel als nodig voor het project. In de eerste stap van de lus wordt de volgende fase in detail gepland. Het werk wordt opgedeeld en werkpakketten en taken die aan uitvoerders worden toegewezen met afspraken inzake middelen, tijd en kwaliteit. Vervolgens gaan de uitvoerders aan de slag. De projectleider volgt het werk op, door middel van statusrapporten. Aan het eind van de fase komt de stuurgroep samen om het opgeleverde werk te valideren en de detailplanning voor de volgende uitvoeringsfase goed te keuren.

Dat is ook het moment waarop de stuurgroep systematisch de totale projectvoortgang evalueert en waar nodig bijstuurt. In extreme gevallen kan dat betekenen het project te heroriënteren of eventueel zelfs stop te zetten.

De uitvoeringsfase is de vertaling van het gezegde: ‘Beter halverwege gekeerd, dan volledig verdwaald’.

De nazorgfase

De nazorgfase sluit het project formeel af. Twee zaken zijn hier aan de orde. Vooreerst de goedkeuring van het eindproduct van het project en de zorg voor de eventuele integratie daarvan in de werking van de organisatie. Heel wat projecten zijn immers bedoeld om nieuwe dienstverlening aan te bieden of om bestaande dienstverlening aan te passen. Het project dan kan pas echt als afgesloten worden beschouwd, als die (ver)nieuwde dienstverlening ook geïntegreerd is in de bestaande werking. Daarnaast wordt in de nazorgfase ook een evaluatie gemaakt van het verloop van het project als dusdanig. De lessen die hieruit getrokken worden, zijn nuttige hulp voor toekomstige projecten. Steeds beter, door kennis en ervaring.

De nazorgfase is de vertaling van het gezegde: ‘Een ezel stoot zich geen tweemaal aan dezelfde steen’.