Een project 

Een project definiëren wij als een eenmalig en uniek product dat binnen een vastgestelde tijds- en financiële limiet moet worden opgeleverd om een resultaat op langere termijn te bereiken en waarvan de uitvoering en/of het niet (correct en volledig) realiseren ervan, omwille van de complexiteit van de aansturing, grote risico’s meebrengt voor de organisatie. Als gevolg hiervan heeft een project een organisatiestructuur los van het organogram, vaak over de grenzen van de organisatie heen.

Voorbeelden van mogelijke risico’s verbonden aan projecten zijn:

  • imagoschade,
  • een product opleveren dat niet bruikbaar is voor het gewenste resultaat,
  • producten die niet opgeleverd worden, waardoor het project eindeloos blijft duren,
  • budgetoverschrijding,
  • verloren inzet van mankracht,
  • overbelasting van medewerkers

Al deze risico’s zijn in hun essentie te herleiden tot de ‘duivelse driehoek’ van middelen, tijd en kwaliteit. Elk project wordt vroeg of laat geconfronteerd met het gegeven dat een bepaald projectonderdeel niet tijdig of niet binnen de beschikbare middelen of niet volgens de vereisten kan worden opgeleverd, waardoor er keuzes moeten worden gemaakt.

Een eerste cruciale beheersmaatregel bij projectmanagement is het opmaken van een projectportfolio van de organisatie. Die toont de haalbaarheid van de voorziene projecten in de organisatie voor een bepaalde periode en maakt eventuele risicoperiodes zichtbaar.

In onze rubriek 'Materialen en links' is onder het menu 'Werktuigen' bij het item 'Projectmanagement' een tool te vinden voor het opmaken van een overzicht van de projectportvolio.


Oneigenlijke projecten 

Al te vaak wordt routinematig werk ook benoemd als een project. Dit komt vooral voor bij investeringen: de heraanleg van een fietspad, het vervangen van een toplaag, aankopen van vervangingsmeubulair,..., maar ook bij de dagelijkse exploitatie valt dit soms voor: het organiseren van een  jaarlijks evenement.

Het heraanlegen van een fietspad is niet eenmalig en uniek voor een lokaal bestuur, evenmin als het organiseren van de jaarlijkse jeugddag. Het zijn dan ook geen projecten. De volledige herinrichting van de dorpskern (met misschien ook de heraanleg van het fietspad) is dat wel, net zoals voor de eerste maal een nieuw evenement organiseren ook een project is.

Oneigenlijke projecten verzwaren onterecht de projectportfolio én zijn vooral een risico voor het correct toepassen van het de projectmethode. Wanneer bijvoorbeeld voor een oneigenlijk project een stuurgroep wordt opgericht zal dit al vrij snel, terecht, als overbodig worden aangevoeld. Als gevolg daarvan bestaat het risico dat voor het eerstvolgende echte project geen stuurgroep meer wordt opgericht, met alle gevolgen van dien.


Projectmanagement 

Projectmanagement betreft het geheel van acties en maatregelen die een organisatie onderneemt om de duivelse driehoek bij elk van haar projecten zo veel als mogelijk te beheren en te beheersen.

Projectmanagement op zichzelf is een proces. Het gaat om de manier van werken die de organisatie hanteert vanaf het moment dat een nieuw project wordt opgestart tot en met het moment waarop het project wordt afgesloten en het opgeleverd projectproduct al dan niet wordt geïntegreerd in dagelijkse werking van de organisatie.

In het kader van organisatiebeheersing is dit zeker een sleutelproces, dat beschreven en gedocumenteerd moet zijn en voorzien van de nodige beheersmaatregelen tegenover de risico's van de duivelse driehoek.

Onze projectmethode bevat de nodige beheersmaatregelen die helpen om deze risico’s te vermijden. Deze beheersmaatregelen worden op een gesystematiseerde manier toegepast, door te werken met het principe van ‘permanente verantwoording’. Doorheen de hele looptijd van het project wordt over de drie parameters van de duivelse driehoek constant gewaakt en consequent gerapporteerd. Daartoe gebruiken wij het ProjectRapportageDocument, afgekort PRD.