Procesmanagement 

a3o ondersteunt lokale besturen en not-for-profit-organisaties bij het management van hun organisatieprocessen. Het beheer van de organisatieprocessen is immers een essentieel onderdeel van organisatiebeheersing. Dit aspect van strategisch management vormt  de kernm van zowat elk kwaliteits-/managementsmodel: ISO, BSC, CAF, EFQM, INK,... Ook in de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen is het expliciet onderdeel van thema twee en impliciet vervat in alle andere thema's.

Dat is ook logisch. Bedrijfsprocessen vormen immers de kern van elke organisatie. Ze zijn het punt in de organisatie waar vraag en aanbod met elkaar verbonden worden. Het uitvoeren van een organisatieproces levert een eindproduct op dat voldoet aan een specifieke vraag van een klant. Door te voldoen aan klantvragen realisatie de organisatie haar doelstellingen.

Vermits de zelfontbranding ook in de overheids- en de not-for-profit-sector tot nader order nog steeds niet bestaat, is het uitvoeren van organisatieprocessen mensenwerk. Processen vormen zo het kruispunt waar talenten en compententies van mensen, inzet van materialen en financiële middelen samengebracht worden. 


Blog 

Procesmanagment en procesmatig werken

Procesmanagement en procesmatig werken zijn geen synoniemen van het elkaar. In tegendeel, het eerste is noodzakelijke voorwaarde voor het laatste, terwijl het laatste hopelijk het gevolg is van het eerste. Procesmanagement is met andere woorden noodzakelijke, maar niet voldoende voorwaarde voor procesmatig werken in een organisatie.

Processen, een opeenvolging van handelingen gericht op het leveren van een bepaalde output, zijn altijd aanwezig in elke organisatie, ongeacht of ze voorwerp uitmaken van procesmanagement of niet. Procesmanagement is gericht op het beheersen en permanent verbeteren van de processen in de organisatie. Het betreft het kennen van de aanwezige organisatieprocessen, het documenteren van deze processen, het permanent monitoren van het procesverloop en de permanente procesverbetering.

Bij heel wat organisaties stopt procesmanagement bij het documenteren van (een deel van) de organisatieprocessen. In het beste geval is dan een papieren tijger gecreëerd, die stof staat te vergaren in de kast van de kwaliteitscoördinator en die in functie van de 'inspectie' of 'externe audit' letterlijk en figuurlijk af en toe eens wordt afgestoft. Dat is uiteraard geen procesmanagement en al helemaal niet procesmatig werken.

Procesmatig werken is een manier van kijken naar het werk in de organisatie. Het houdt in dat iedereen in organisatie verder kijkt dan zijn eigen taken alleen, wéét dat deze deel uitmaken van een keten van taken én bewust met dat gegeven omgaat. Dat laatste betekent dat men de eigen taken uitvoert met als doel een tussenproduct op te leveren op weg naar het eindproduct voor de klant. Om dat te kunnen moeten een aantal voorwaarden vervuld zijn:

  • men moet de klant kennen en vooral zijn wensen ten aanzien van het eindproduct;
  • men moet weten welke plaats de eigen taken innemen in de schakel van processtappen op weg naar dat door de klant gewenste eindproduct;
  • men moet uiteraard de inhoud van de eigen taken kennen, maar ook de eisen die de volgende processtap stelt aan het tussenproduct dat door het uitvoeren van de eigen taken wordt opgeleverd;
  • men moet de eigen eisen aan het tussenproduct van de voorgaande processtap duidelijk geformuleerd hebben en eventuele wijzigingen daaraan onmiddellijk klaar en helder communiceren naar de taakverantwoordelijke van die processtap.

Pas als een organisatie die voorwaarden voor alle medewerkers gerealiseerd heeft en de leidinggevenden daar op sturen, is er sprake van procesmatig werken. Dán wordt de verkokering in de organisatie doorbroken, ten voordele van de klant. Om dat te kunnen moet de organisatie zijn processen managen (kennen, beschrijven, monitoren, bijsturen). Dat is een voorwaarde die minimaal vervuld moet zijn. Het is op zich echter niet voldoende. Er moet ook gewerkt worden aan een andere manier van kijken: weg van het uitsluitend gericht zijn op de eigen activiteiten.

Artikel geplaatst door Bart Kaesemans op 2014-11-06 22:02:21
Reageer op dit artikel - 0 Reactie(s)